Gestión de equipos en la economía digital

La gestión de equipos en un lugar de trabajo puede ser todo un desafío. Hay que llevar un control de los horarios y de las tareas y establecer los plazos que se deben cumplir. Cuando la plataforma de trabajo es online, esto se puede complicar aún más.

Cuando tu equipo está repartido por diferentes áreas geográficas, lo que incluso puede influir en la zona horaria, se puede hacer cuesta arriba organizar todo un equipo y verificar que se realice el trabajo con la planificación adecuada.

Sin embargo, gracias a las diferentes herramientas que tenemos disponibles para la gestión de equipos en la economía digital, puede ser mucho más sencillo. Existen numerosas plataformas y aplicaciones que te pueden ayudar a tener todo controlado en cualquier momento y saber cuál es el estado de un proyecto o de todo tu negocio y poder seguir progresando en él desde Internet.

De este modo, se podrán además ahorrar una gran cantidad de gastos en alquiler de oficinas, suministros y otros costes habituales. Además, es posible contratar a personas de cualquier parte del mundo.

Para tu equipo de trabajo será mucho más cómodo trabajar desde casa o desde cualquier sitio sin necesidad de tener que recurrir a la oficina, por lo que con este método de trabajo se suele ganar en comodidad y productividad.

Desde Anexeo te mostramos los tres principales desafíos de la gestión de equipos en la economía digital y algunos trucos para que sepas como gestionar tu equipo virtual desde cualquier parte del mundo.

Desafíos de la gestión de equipos en la economía digital

Cada vez son más las empresas que tienen que recurrir al trabajo telemático. Desde la crisis de la pandemia que obligó a adaptarse a esta ”nueva” forma de trabajo, se ha seguido esta tendencia y han migrado a Internet una gran cantidad de empresas.

Muchas otras ya lo venían haciendo años atrás, como es en el caso de miles de emprendedores que se dedican al marketing digital o cualquier otro servicio y ya están acostumbrados a trabajar de manera remota de una manera totalmente eficaz.

Si tu equipo está creciendo o quieres empezar a gestionar a tu equipo de manera remota toma nota de las dificultades que pueden afectarte, o que puede incluso ya estés enfrentando sin saberlo o sin saber muy bien que hacer al respecto.

Calendario y reuniones

Saber que estarán haciendo el resto del equipo en la oficina es muy sencillo cuando se trata de trabajo presencial. Para programar una reunión dentro de la oficina es tan sencillo con avisar al equipo y pasar a la sala de juntas.

Sin embargo, de manera telemática cuándo no sabes que se encuentra haciendo cada persona de tu equipo o si tan siquiera se encontrará con su ordenador o smartphone, puede resultar algo más complicado.

Utilizando las herramientas adecuadas y una buena organización realmente puede ser igual de sencillo. Tan solo debes definir un calendario de tareas para cada una de las personas de tu equipo y establecer un horario para reuniones en las que se establezca una obligada disponibilidad.

Diferencias de las zonas horarias

Uno de los principales retos a los que te enfrentarás sobre todo a la hora de programar reuniones, serán las diferencias horarias, y es que si parte de tu equipo se encuentra en Latinoamérica y otra en España, por ejemplo, programar una reunión a primera hora de la mañana probablemente sea dificultoso para algunos trabajadores. Hay que buscar un horario que sea razonable para todos los participantes.

Sin embargo, existen numerosas herramientas para saber la hora que será allí. Una buena alternativa para ello es Google Calendar, con el que podrás integrar las horas de los diferentes países de tu equipo para saber que hora será en cada país.

Además, no solo te ayudará para saber la hora, sino las festividades de sus países y así saber que días no estarán disponibles. Si no siempre podrán añadirlos ellos mismos al calendario si compartís vuestros calendarios con Calendar.

Los trabajadores podrán indicar que días y a que hora están disponibles. Esto es especialmente recomendable para cooperativas de ‘freelancers’, aunque también es aplicable a cualquier empresa que tenga contratados algún profesional externo que participe activamente y de manera recurrente en el negocio.

Planificación

Como en todo proceso de trabajo, una planificación es fundamental para saber que hay que hacer, como hacerlo y donde se quiere llegar. Puedes compartir un manual de procesos con todo tu equipo o los diferentes equipos, para que sepan como hacer cada tarea y mejor aún que proceso seguir para que todo se haga correctamente y siguiendo unas pautas concretas.

Los protocolos son una parte fundamental en la gestión de equipos. No planificar el trabajo puede suponer muchos problemas.

Por ejemplo, muchas personas desconectan su teléfono móvil para no distraerse cuando trabajan desde casa. Es necesario que a través de alguna plataforma, o incluso del propio servicio de mensajería usado habitualmente como WhatsApp, se establezcan mensajes en el ‘estado’ que sean fácilmente identificables para entender la actividad que se está realizando sin tener que iniciar una conversación. De esta forma se ahorra tiempo y se evitan distracciones.

El ejemplo es válido con WhatsApp porque es la aplicación de mensajes que más se usa a nivel cotidiano, e incluso a nivel empresarial también tiene bastante éxito. No obstante, sería aplicable a cualquier plataforma en la que los trabajadores puedan mostrar un estado, o algún tipo de mensaje o señalización modificable en su perfil.

Como mejorar la gestión de equipos

A continuación, vamos a analizar una serie de consejos y ‘tips’ que te serán de gran ayuda para mejorar la gestión telemática de tu equipo de trabajo.

Define objetivos y tareas de forma clara

Puede que en tu cabeza tengas muy claro tu objetivo y los pasos que tienes que dar para conseguirlo, pero si no lo detallas claramente para que tu equipo lo entienda te será mucho más difícil conseguir el proyecto final se ajuste a la idea inicial. También, que surjan problemas de retrasos por el reparto del trabajo.

Es importante que detalles bien las tareas a realizar y establezcas siempre un plazo de entrega. Hay muchas herramientas que te harán esta tarea mucho más fácil y visual. Con una sencilla búsqueda en Google podrás identificar ‘las mejores herramientas para gestión de equipos online’. Recuerda también crear protocolos para cada tarea importante o repetitiva para que tu equipo sepa como llevarla a cabo en sintonía con lo esperado y en el tiempo adecuado.

Prepara el calendario para la gestión de equipos

Como comentábamos antes, el calendario y el tema de las reuniones es uno de los principales desafíos. ¡Adelántate! Utiliza Google Calendar o cualquier otro calendario que puedas compartir con tu equipo.

Puedes crear un calendario para reuniones, y cada miembro de tu equipo crear un calendario de trabajo y compartirlo con el resto para saber que se encuentran haciendo en cada momento. Lo mejor de todo, es que tú podrás marcar cosas en su calendario, ya sean tareas, reuniones o plazos de entrega.

Reuniones

Las reuniones virtuales son una de las herramientas que más facilitan la cohesión y comprensión entre todo un equipo. Se puede crear unión en el centro virtual de trabajo sin necesidad de quedar en la oficina o alquilar un sitio coworking.

Lo mejor de todo, es que hoy en día, gracias a los avances se pueden hacer cosas tan útiles como compartir tu pantalla del ordenador, compartir archivos, o incluso tomar el control del ordenador de tu compañero para solucionar algo de su ordenador o en el proyecto que está trabajando.

Verifica siempre el trabajo y las tareas

Aunque la falta de tiempo a veces nos hace saltarnos este paso, es importante que siempre verifiques el trabajo. La tecnología puede generar muchos fallos, como que un correo no se llegue a enviar, un archivo no se suba o no se termine de publicar un post.

Por eso, es importante que verifiques que toda y cada una de las tareas se realicen y también que se cumplan los plazos. Existen herramientas que te ayudarán a verificar todas las tareas de todo tu equipo de solo un vistazo.

Ahora que ya conoces las principales características sobre la gestión de equipos en el mundo del teletrabajo, seguramente te preguntes como hacer crecer tu negocio y triunfar en Internet con una web corporativa o una tienda online. Si quieres saber como puede ayudarte una estrategia de marketing en este sentido, no dudes en rellenar nuestro formulario de contacto.