Herramientas para la gestión de equipos virtuales

Hoy en día es común contar con un equipo de trabajo con el que contactamos a través de Internet y que nos ayuda con algunas de las tareas del negocio, o directamente, todo el equipo puede estar formado por personas ‘freelances’ independientes que trabajan desde cualquier parte del mundo. Para ayudarnos a hacerlo posible, se usan todo tipo de herramientas para la gestión de equipos.

Esto puede ser toda una ventaja si tenemos en cuenta que podemos trabajar con cualquier profesional sin necesidad de que este se encuentre en nuestra misma ciudad. Elimina las barreras que crea la situación geográfica que tenga cada persona.

Sin embargo, controlar a todo un equipo puede ser todo un desafío, puesto que controlar y verificar que cada uno de las personas hagan su trabajo puede ser difícil sin encontrarte en la misma oficina que ellos.

La realidad, es que gracias a los avances tecnológicos y la gran cantidad de herramientas que hay, puede ser todavía mucho más sencillo y cómodo gestionar tu equipo de manera virtual que hacerlo de forma tradicional. Desde Anexeo queremos mostrarte las mejores herramientas para la gestión de equipos virtuales.

Mejores herramientas para la gestión de equipos virtuales

Es difícil elegir un número concreto de herramientas y hacer un ‘TOP’ con ellas. La realidad es que podrás encontrar cientos de herramientas de todo tipo para gestionar a tu equipo. Solo debes encontrar la que mejor se adapte a tu negocio o a vuestra forma de trabajar.

Como ejemplo de algunas de las herramientas más usadas y que mejor se adaptan a una estrategia de organización de equipos virtuales, nombraremos una por cada tipo de trabajo específico para el que están especialmente recomendadas.

Si por alguna razón la elegida no se adapta a las necesidades de tu negocio, siempre puedes buscar otra plataforma que tenga características similares pero que se adapte más a lo que estás buscando.

Gestiona tareas con Asana. Probablemente la más completa herramienta para la gestión de equipos.

Asana es probablemente, el mejor gestor de tareas que podrás encontrar. Aunque en la red podrás encontrar otros muchos como Trello, que también pueden ayudarte a gestionar tareas de manera clara y sencilla, Asana seguramente sea el más completo de todos.

Podrás crear diferentes proyectos, añadir miembros, crear equipos de trabajo como por ejemplo equipos de contenidos o de publicidad. También podrás crear tareas y asignarlo a un miembro concreto, establecer una fecha límite, establecer una prioridad y mucho más.

Podrás ver todas las tareas de los proyectos de un solo vistazo, de un miembro concreto, o de todo el proyecto para saber todo lo que aún está pendiente, así como el progreso que lleva actualmente u otra información relevante.

Organiza calendarios con Google Calendar

Otra de las herramientas de gestión de equipos que necesitarás tener es un calendario. De este modo podrás saber el horario de trabajo de cada uno de los miembros de tu equipo.

• ¿Qué hora le dedican a cada tarea o área del negocio?
• ¿Qué momentos no están disponibles?
• ¿Qué huecos tienen libres para reuniones?

Si tienes todos los calendarios de tu equipo podrás saberlo fácilmente. Si utilizas Google Calendar, podrás añadir todos los calendarios de cada uno y verlo más fácilmente. Además de agendar de reuniones con tu equipo en Zoom o Google Meet y enviarles invitaciones por Gmail para que confirmen su asistencia. Todo desde la propia aplicación de Google Calendar.

Reúnete con tu equipo gracias a Zoom

Lo mejor de las reuniones virtuales es que con los avances tecnológicos se pueden hacer un montón de cosas útiles durante la propia reunión como: compartir una presentación, enviar mensajes de texto, compartir un archivo o enlace y otras muchas funcionalidades. Todo con conexión de audio y vídeo a través de un dispositivo inteligente de cualquier tipo.

Con Zoom puedes hacer todo esto. Aunque la realidad es que también hay otras muchas alternativas iguales de buena como Google Meet.

Calcula el tiempo de cada tarea con Toggl. Una de las herramientas fundamentales para la gestión de equipos

Cuando tu equipo trabaja por horas o te factura por horas es fundamental saber cuánto tardan en cada una de sus tareas. Eso es posible gracias a herramientas como Toggl, que permiten invitar a tu equipo y cada uno de ellos pueda cronometrar el tiempo que dedica a cada tarea.

Igualmente, y aunque no se facturen por horas, también ayuda a saber en qué tareas estás dedicando más tiempo y ver si realmente el resultado es positivo, para modificar el tiempo que se dedica a cada tarea según el análisis de resultados.

Comparte archivos con tu equipo con Drive

Cuando trabajas de forma telemática la cantidad archivos que se reciben por parte del equipo y por diferentes medios puede ser desorbitada. Para no perder ningún archivo importante y poder encontrarlo en el futuro fácilmente puedes recurrir a la nube virtual.

Con Google Drive podrás crear carpetas, añadir archivos, invitar a miembros del equipo… De este modo no se perderá nada. Lo mejor de todo es que podréis trabajar de manera conjunta pudiendo dar permisos para que todo el equipo pueda organizar, añadir o eliminar archivos.

Además podrás trabajar con todas las herramientas de Google: Google docs, Sheet… y poder trabajar todos de manera conjunta.

No obstante hay que tener en cuenta que aunque estas herramientas funcionan muy bien incluso de forma gratuita, a nivel empresarial puedes no ofrecer la mejor seguridad. La importancia de los archivos y la información que se sube a la nube debe determinar la ciberseguridad que se debe aplicar.

Comunícate con tu equipo gracias a Slack

Si quieres comunicarte con tu equipo de manera eficaz puedes recurrir a la herramienta Slack. Probablemente sea la mejor alternativa a WhatsApp para uso empresarial. Se centra exclusivamente en un canal profesional y no es un lugar donde recibir mensajes de familiares, amigos, etc.

Podrás crear diferentes canales que son como grupos, para diferenciar los diferentes equipos de trabajo y tratar todos los sectores de una forma más organizada.

Ahora que ya conoces las herramientas más usadas para la organización de equipos virtuales en empresas online, seguramente quieras saber más sobre como tener éxito con tu negocio en Internet. Contacta con nosotros si necesitas ayuda para conseguir clientes y aumentar las ventas con una Agencia SEO profesional.